Etika Menulis Email

Menulis sebuah surat elektronik atau email adalah salah satu cara berkomunikasi dengan orang lain. Sama halnya dengan cara komunikasi konvensional yaitu berbicara langsung, menulis email juga membutuhkan etika, tata cara dan sopan santun.

Lalu apa saja yang boleh dan tidak boleh dilakukan saat menulis email? Berikut ini Omtrizone punya catatannya.

1. Gunakan bahasa pembuka dan penutup. Lihat contoh di bawah ini;

Dear Pak Agus,

Menindaklanjuti surat penawaran yang pernah saya sampaikan di kantor Bapak, berikut ini saya lampirkan beberapa berkas foto produk yang saya maksud agar Bapak dan kantor Bapak bisa mempertimbangkan untuk bekerjasama menggunakan produk kami.

Silahkan didownload dan dipelajari. Kami tunggu konfirmasi dari Bapak secepatnya.

Demikian, terimakasih.


Best Regards
Tono Suhartono
0819806174 | Marketing Officer | PT. Teknologi Terkini
Jl. Blegongan Jero No. 13 Surabaya. 65454
Telp. +62-31-5604321

Melihat contoh di atas, maka membuat surat elektronik/email juga perlu menggunakan bahasa etika, meskipun orang yang kita ajak komunikasi adalah orang dekat atau teman sekantor. Terkadang kita mengirimkan email kepada teman sekantor atau pimpinan di kantor asal saja mengirim. Seperti saat Bos meminta kita mengirimkan foto atau gambar, jangan hanya mengirim file attachment-nya begitu saja. Minimal ada bahasa pengantar yang digunakan, contoh: "Dear Pak Joko, terlampir foto outlet baru yang Bapak minta. Terimakasih"
Hindari mengirimkan file tanpa basa-basi. Ini sama dengan Anda memberikan sesuatu kepada Bos tanpa basa-basi.

2. Gunakan bahasa yang baik dan benar. Ada baiknya sebelum Anda mengirimkan email, mengecek terlebih dahulu redaksional atau tata bahasa yang Anda gunakan. Meski terlihat ribet tapi ini akan lebih baik jika Anda mengirimkan email dengan kata-kata yang salah atau salah menggunakan bahasa.

3. Pertimbangkan untuk menggunakan tanda tangan. Tulisan "Best Regards dan bla...bla...bla..." di atas adalah tanda tangan atau kartu nama virtual. Hal itu biasanya diperlukan saat kita mengirimkan email kepada klien atau mitra. Selain itu juga sebagai pertanggungjawaban secara fisik(alamat lengkap).

4. Kenali istilah-istilah dalam bahasa kini.
Contoh:
CMIIW (Correct Me If I'm Wrong) yang artinya: Mohon dikoreksi jika saya salah. Ini biasanya kita pakai untuk membuat laporan kepada atasan atau klien/mitra. Jadi jika Anda mengirim sebuah email berisi informasi atau data, sertakan CMIIW.
FYI (For Your Information), biasanya dipakai saat kita melaporkan sesuatu atau orang lain mengirimkan informasi yang mungkin saja penting untuk kita.
ASAP (As Soon As Possible) yang artinya: secepat mungkin. Biasanya dipakai jika kita meminta klien atau anak buah mengirimkan laporan atau data yang perlu waktu secepatnya.

dan masih banyak lagi istilah lain.

5. Biasakan men-CC email keluar pada atasan kita. Usahakan untuk selalu men-CC atau mengirimkan tembusan email keluar perusahaan atau kepada orang lain terkait pekerjaan pada Bos. Hal ini agar Bos bisa memantau kemana saja kita berkomunikasi dan Bos juga akan menerima balasan dari klien jika email tersebut dibalas.

Demikian yang bisa Omtrizone buat untuk kali ini. Semoga bermanfaat.

Salam